Indicadores Claves de Rendimiento o KPI'S y su importancia en las organizaciones

Probablemente habrás escuchado sobre un término muy usado por las organizaciones; los KPI'S o key performance indicators que en español traduce indicadores clave de rendimiento.

¿Qué son y para qué sirven los KPI'S?

Los KPI'S sirven básicamente para medir, pero no todo lo que es medible dentro de las organizaciones corresponde a un KPI.

Los KPI son indicadores principales de rendimiento o indicadores de desempeño que la empresa define como claves y que permiten saber si están alcanzado los objetivos o las metas trazadas en determinado tiempo. Estos pueden estar enfocados en forma general para toda la empresa o de manera puntual hacia ciertos departamentos, procesos, productos etc.

¿Qué hace de los KPI herramientas relevantes para las organizaciones?

Los KPI'S son de gran importancia cada vez que impulsan a las empresas a la mejora constante a través del establecimiento de nuevos retos basados en resultados y medidas cuantificables, lo que permite hacer correcciones en el camino o adoptar cambios totales en la dirección de proyectos, estrategias, productos y demás.

En adición de ser potentes herramientas en la administración de los procesos, los KPI también obran como conectores y mejoradores de

la comunicación organizacional, porque a través de estos, el desarrollo de las organizaciones se comparte con empleados en todos los niveles jerárquicos basados en lenguajes que deben ser claros, relevantes y precisos para el perfecto entendimiento por cada miembro del equipo.

¿Cómo establecer correctamente un KPI?

Esta es la parte más importante en el trabajo basado en este tipo de objetivos medibles que buscan las empresas, pues de él depende la claridad del horizonte sobre el cual se va a trabajar.

Hay diferentes formas para establecer los indicadores claves de éxito o KPI'S, lo primero a tener en cuenta es el factor CLAVE que busca la compañía con este indicador, el cual debe estar en relación con un objetivo específico, no se deben mezclar objetivos función de crear un indicador más eficaz o eficiente.

Uno de los métodos más usados para definir y establecer indicadores claves de rendimiento KPI'S, es el método SMART ( specific, measurable, attainable, relevant, time-bound) el cual en su orden traduce:

¿El objetivo es específico?

¿Se puede medir el progreso hacia el objetivo?

¿El objetivo es realista y alcanzable?

¿Tiene relevancia el objetivo para la organización?

¿Se puede hacer un seguimiento en el tiempo del objetivo?

Por lo tanto algunas preguntas que debería hacerse la empresa serían:

1. ¿Cuál es el objetivo que desea la empresa?
2. ¿Se puede medir, como se va a medir su progreso?
3. ¿Quién o quiénes son responsables de conseguirlo?
4. ¿Cúal es el factor de éxito, o cómo definir el éxito en la propuesta?
5. ¿Con qué frecuencia debería revisar el progreso?
6. ¿Qué es lo que hace importante este objetivo?

Respondiendo a estas preguntas, un ejemplo de KPI podría ser "aumento en ventas". Este indicador se mediría en función a un periodo inmediatamente anterior, definiéndose de la siguiente manera:

1. Incrementar ventas un 30% respecto al periodo anterior.
2. Es medible, teniendo en cuenta lo facturado el periodo inmediatamente anterior.
3. El director de ventas será el responsable de este objetivo.
4. El crecimiento en las ventas es del 30 % o más respecto al periodo en comparación.
5. El indicador clave de rendimiento KPI se revisará de forma mensual.
6. La posibilidad de mantener o incrementar la inversión en el presente y futuro más próximos.

Recordemos que siempre que los objetivos de la empresa cambien deben evaluarse igualmente los KPI a fin de implementar las correcciones o modificaciones al mismo acordes a los cambios y nuevos objetivos de la empresa.

Cuáles son los tipos de indicadores de rendimiento más comunes en las organizaciones?

Cada empresa posee su propio ADN y por tanto su propia manera de establecer y alcanzar sus objetivos, lo que hace que los indicadores claves de rendimiento KPI'S varíen  en cada organización de acuerdo a la adaptación y desarrollo de los mismos, haciéndose entonces más importante tener claridad en la manera y el enfoque dependiendo del área de acción en la cual han de ser establecidos. Algunos enfoques por departamentos podrían ser:

Departamento de Ventas: Incremento en Ventas, alcanzar un monto de ventas específico, etc.

Departamento Financiero: Resultados económicos o liquidez de la empresa, control en las tasas de pagos y cobros, etc.

Departamento de Mercadeo: medir cuán eficientes son las campañas publicitarias para incrementar ingresos, Aumentar el tráfico web, etc.

Teniendo en cuenta que las estrategias online ha adquirido una importancia preponderante  para las compañías y siendo los  KPI'S elementos fundamentales en el desempeño y alcance de objetivos de las diferentes estrategias de mercadeo y publicidad online, queremos hacer un aparte y mencionar a  continuación algunos de los indicadores claves de rendimiento KPI'S  principales dependiendo de la plataforma de tráfico a emplear.

KPI basado en consumo en marketing digital

Sesiones: número de visitas a un sitio en el cual se mide el tiempo de permanencia de un usuario dentro de las plataformas,  para analizar aspectos como facilidad de navegación online, intereses, etc.

Visitas:  es el número de usuarios que ingresan al sitio web, o plataforma virtual usada para promover la marca.

Usuarios: cantidad de visitantes que se han suscrito a  una cuenta de la marca en la plataforma web.

KPI’S de efectividad

Costo por mil  (CPM) . El costo por mil impresiones es el costo publicitario de exponer un mismo anuncio 1.000 veces

Costo por clic (CPC). Es el costo por los clics que se realizaron sobre el banner. 

Costo por acción (CPA). Valor que paga la empresa en caso de que se haya realizado una acción específica por parte del usuario

Costo por lead (CPL). Costo que se paga por conseguir un cliente potencial o lead.

KPI’S  redes sociales

Alcance. Número de  usuarios que ven el contenido comparado con el número total que sigue a la marca.

Seguidores. número de  personas  expuestas de manera regular al contenido de una marca

KPI’S  basados en interacciones:

Compartir:  veces que un usuario comparte una publicación

Menciones: cantidad de veces que se hace mención o se nombra una marca a  través de ya sea hashtags, etiquetas o con el solo hecho de nombrarla

Comentarios: también como su nombre lo indica es la cantidad de comentarios que se reciben en cada una de las publicaciones.

Me gusta: ponderación que indica el nivel de agrado hacia una publicación.

¿Está tu empresa trabajando actualmente en base a indicadores claves de rendimiento KPI'S, consideras que son importantes para las organizaciones, o crees que solo sirven para crear confusión en las empresas?